3.5　文书管理制度描述

文书管理制度

第一条　为使公司公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文的质量，特制定本办法。

第二条　公司各部门与外界来往文书的收发由办公事务部门统一负责。

第三条　办公事务部门指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分发、稽催、校对、监印等事宜。

第四条　公司的通用公文种类。

（1）请示。向上级部门请求请示、批准的事项。

（2）报告。向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。

（3）决定。对公司重要事项或重大活动做出安排。

（4）决议。经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。

（5）批复。上级答复下级的请示事项。

（6）通告。在公司范围内公布应当遵守或周知的事项：

（7）通知。传达、批转上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。

（8）通报。表彰先进，批评错误，传达重要情况。

（9）函。对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。

（10）会议纪要。记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。

第五条　文书的保密等级划分。

（1）绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。

（2）秘密。指次重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文书。

（3）机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

（4）普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

第六条　到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置。

（1）一般文书予以启封，分送各部门。

（2）私人信件直接送收信人。

（3）分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。

第七条　各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上做好登记。

第八条　公文格式。

（1）公文内容。

①发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。

②收文机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位，需同时报送另一个上级部门的，用“抄送”；对同级或下级则用“抄送”。

③标题：对公文主要内容的概括和反映，是公文的眉目。

④正文：公文的主体部分。

⑤发文机关：制发文的单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称。

⑥公文日期：包括年、月、日，写在公文末尾，一般以印刷日期为准，重要公文以签发日期为准。

⑦公文印章：加印在发文日期中间。

⑧密级：保密文件注明密级。

⑨附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。

（2）用纸格式。

本公司公文用纸一律以A4为标准纸，左侧装订。

（3）印装格式。

①公文均采用横书横排。

②单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。

③装订可用钉装、胶粘办法。

第九条　文书的署名。

（1）公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门，且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。

（2）对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指名责任者署名。上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。

第十条　文书的盖章。

（1）在正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。

（2）如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章。但在这种情况下，文书存档前必须加盖署名者印章。

（3）以部门或公司名义起草的文书，须在旁侧加盖有关责任者印章。

第十一条　文书制作注意事项。

（1）文书必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。

（2）起草文书的理由包括起因以及中间交涉的过程，并加以证明，附上相关资料与文件。

（3）必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。

（4）对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，并且必须署名。

第十二条　文书的整理与保存。

（1）全部完结的文书，在结办后3天内交行政主管归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

（2）个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

（3）分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，留存各部门保管。

第十三条　文书的保存年限。

（1）永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。

（2）保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

（3）保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。

（4）保存1年的文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管负责确定保存年限。

第十四条　注意事项。

（1）重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。

（2）保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，填写销毁的理由和日期之后，予以销毁。机要文书一律以焚烧的方式销毁。任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。

（3）销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。

（4）如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。

（5）必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。