3.4　办公设备管理制度描述

办公设备管理制度

第一条　为了保证公司办公设备正常运转，提高办公设备工作效率和使用效率，特制定本制度。

第二条　本制度所指办公设备包括电话、电脑、打印机、复印机、传真机等。

第三条　本制度适用于公司全体员工。

第四条　办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一以招标形式购买。

第五条　对于临时增购的办公设备要经总经理审批同意方可。

电脑使用管理

第六条　专人专管。

（1）每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机。

（2）电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。

第七条　操作规定。

（1）严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩电子游戏。

（2）不得使用未经病毒检查的软盘，防止病毒入侵。

（3）严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。

第八条　病毒防护。

（1）装有软驱的计算机一律不得入网。

（2）对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。

（3）对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电脑室负责。

（4）任何计算机需安装软件时，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员负责安装。

（5）所有计算机不得安装游戏软件。

（6）数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。

（7）软件在使用前，必须确保无病毒。

（8）任何人未经过他人同意，不得使用他人的电脑。

第九条　硬件保护。

（1）除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机设备。

（2）硬件维护人员在拆卸计算机时，必须采取必要的防静电措施。

（3）硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。

（4）各部门负责人必须认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任。

（5）各部门负责人必须采取必要措施，确保所用计算机及外设始终处于整洁和良好的状态。

（6）所有带锁的计算机，在使用完毕或离去前必须上锁。

（7）对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电设施以保护电源。

第十条　电脑保养。

（1）保持电脑的清洁，严禁在电脑前吸烟、吃东西等，严禁用手、锐物触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。确保所用的电脑及外设始终处于整洁和良好状态。

（2）定期（每月末）对电脑内资料进行整理，做好备份及删除不必要的文件资料，保证电脑内运行空间的畅足。备份的磁盘由电脑管理员保管。

（3）定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。

电话使用管理

第十一条　电话由行政部统一负责管理，各部门主管负责监督与控制使用。

第十二条　每次通话时间以3分钟为限。通话时应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。

第十三条　使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。

第十四条　各种外线电话须配置专用长途电话记录表，并逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该记录表每月转办公事务主管审阅。

第十五条　长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话需先经主管批准。

第十六条　禁止因私拨打长途电话。

打印机、复印机使用管理

第十七条　打印机、复印机由专人负责管理使用，其他人员未经批准不得擅自使用。

第十八条　打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印、复印的时间、标题、份数、密级，经主管批准签字后方可。

第十九条　凡需打印的文件、表格等，字迹要清楚、语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。

第二十条　为确保复印机的安全运转，每天开机时间不宜过长，急件经主管批准后，方可临时开机。

第二十一条　打印、复印人员要严守文件内容，做到不泄密、不失密。

传真机使用管理

第二十二条　传真机由专人保管使用，其他人员不得自行使用。

第二十三条　不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准。

第二十四条　建立传真登记、签收制度，立档备案。

第二十五条　每天下班后，传真机设置为自动接收，以防止遗漏重要文件。

其他办公设备使用管理

第二十六条　专管专用。公司所有办公设备都要指定专人使用，其他人员若使用必须经设备主管人员批准方可。

第二十七条　办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。

第二十八条　办公设备使用人员要保证设备的安全。如果能够上锁，全部上锁；如果因使用人员过失造成办公设备丢失，要追究相关责任人责任。

办公设备使用监管

第二十九条　公司办公事务部门负责对办公设备使用情况进行不定期检查。

第三十条　公司办公事务部门对违规使用人员有提请处罚的权力。