3.6　档案管理制度描述

档案管理制度

第一条　管理部门。

1．文书结案后，原稿由行政部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。

2．各分公司档案分类目录及编号原则，由公司办公事务部门统一制定。

第二条　文件点收。

文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入；

2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认；

3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门科室；

4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门；

5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

第三条　文件整理。

点收文件后。应依下列方式整理：

1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则；

2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；

3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第四条　档案分类。

（1）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分。然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

（2）档案分类应力求切合实用。如果因案件较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

（3）同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

（4）每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

（5）档号的表示方式如下：

A₁A₂——B₁B₂C₁C₂D_l——E₁E₂

其中A₁A₂为经办部门代号，B₁B₂为大类号，C₁C₂为小类号，D₁为档案卷次，E₁E₂为档案目次。

第五条　档案名称及编号。

（1）档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表明档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

（2）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案件多少及增长情形斟酌决定。

（3）档案分类各级名称经确定后，应编制档案分类编号表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

（4）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

（5）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条　档案编号。

（1）新档案。应从档案分类编号表查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。

（2）档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

（3）档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

（4）档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。

第七条　档案管理。

（1）归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

（2）档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条　保存期限。

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理。

（1）永久保存。

①公司章程；

②股东名册；

③组织规程及办事细则；

④董事会及股东会记录；

⑤财务报表；

⑥政府机关核准文件；

⑦不动产所有权及其他债权凭证；

⑧工程设计图；

⑨其他经核定须永久保存的文书。

（2）10年保存。

①预算、决算书类；

②会计凭证；

③事业计划资料；

④其他经核定须保存10年的文书。

（3）5年保存。

①期满或解除之合约；

②其他经核定保存5年的文书。

（4）1年保存：结案后无长期保存必要者。

（5）各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

第九条　档卷清理。

（1）档案管理人员应该及时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁。销毁前应造册呈总经理核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。

（2）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值的，管档人员应将收（发）文登记单第五联附注在保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

第十条　调卷程序。

（1）各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写调卷单，经其部门主管核准后向管档人员调阅。

（2）借阅档案包括文件资料必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。

（3）案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。

（4）档案管理人员接到调卷单，经核查后，取出该项档案，并于调卷单上填注借出日期，然后将档案交与调卷人员。调卷单应按归还日期先后整理，以备催还。

（5）借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。

（6）借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人责任。

（7）借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。

（8）外单位借阅档案应持有单位介绍信并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。

（9）外单位摘抄卷内档案应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查签章。

（10）档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。调卷单由档案管理人员留存备查。

第十一条　调卷管理。

（1）调卷单以一单一案为原则，借阅时间以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调阅程度重新办理。

（2）调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开的必要，须报明原因，请管档人员负责处理。

（3）调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案，请变更调卷登记，不得私自接受。

（4）调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的档案，应经文书管理部门主管同意。