3.3　办公用品管理制度描述

办公用品管理制度

第一条　本公司为规范办公用品的发放工作，特制定本规定。

第二条　公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。

第三条　办公用品的采购与管理由行政部统一负责。

第四条　本制度适用于公司全体员工。

第五条　对于日常易耗品申请，直接由申请部门填写申请单（如本书表4-87所示），经主管签字确认后，到行政部登记领取。

第六条　各部门如申购办公用品，还必须另填一份订购审批单（如本书表4-88所示），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。

第七条　在申请书中要写明所要物品、数量、质量规格。

第八条　为了统一限量、控制办公用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买都由办公事务部门统一购买。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买审批单”的前提下就近采购。在这种情况下，办公事务部门有权进行审核，并且把审核结果连同审批单一起交付监督检查部门保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。

第九条　购买量的确定。根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量。

第十条　供应商的确定。办公事务部门在购买办公用品时，必须货比三家，选择其中价格、质量最优者。

第十一条　办公事务部门必须依据订购单，填写订购进度控制卡（如本书表4-89所示），卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等。

第十二条　所订购办公用品送到后，办公事务部门要按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。

第十三条　收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管签字、盖章，做好登记，转交出纳室负责支付或结算。

第十四条　办公事务部门依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后，填写办公用品分发通知书（如本书表4-90所示）。

第十五条　办公事务专员进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。

第十六条　用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品分发通知书，转交办公用品管理室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。

第十七条　办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如本书表4-91所示）。

第十八条　必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保护措施。

第十九条　办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。

第二十条　印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，应立即写报告递交办公事务主管。

第二十一条　非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。

第二十二条　所有办公用品严禁因非工作原因带出公司。

第二十三条　报废审核。对于各部门提交的报废物品清单（如本书表4-92所示），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可做报废处理。

第二十四条　对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

第二十五条　报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理。

第二十六条　办公事务部门定期核对用品申请书与实际使用情况。

第二十七条　办公事务部门不定期核对用品领用传票与用品台账。

第二十八条　办公事务部门不定期对各部门办公用品使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品的行为。

第二十九条　本制度经总经理办公会讨论通过。

第三十条　本制度自发布之日起执行。