2010年底，尼什·阿查里亚（Nish Acharya）来到华盛顿特区，准备开始工作。总统巴拉克·奥巴马（Barack Obama）任命阿查里亚为创新与创业领域负责人，兼任商务部长的高级顾问。阿查里亚的职责是协调26个不同的联邦机构和超过500所大学，分配1亿美元的预算，这意味着他会具有华盛顿特区特权人士的典型特征：智能手机不离手，信息往来不间断。但后来，网络瘫痪了。
那是一个星期二的早上，此时的阿查里亚履新不过数月。阿查里亚的首席技术官发来一封解释邮件——由于电脑病毒入侵，他们办公室需要暂时关闭网络连接。在我后来针对此次事件采访阿查里亚时，他说：“我们希望这个问题能在几天内解决。”但是事实证明他们过于乐观了。在接下来的一周，商务部的一位副部长召集了一次会议，会上她说他们怀疑入侵办公室网络的病毒来自境外势力，而国土安全部建议在追踪攻击来源时保持网络关闭。为安全起见，他们还会销毁办公室所有的台式电脑、笔记本电脑、打印机以及其他带芯片的东西。
关闭网络造成的最大影响之一就是办公室失去了收发电子邮件的渠道。出于安全方面的考虑，他们很难通过私人邮箱来完成政府工作，而官僚主义的条条框框也阻止他们使用其他机构的网络来建立临时账户。疯狂的数字信息如乒乓球般你来我往、喋喋不休（这正是联邦政府内部大多数高层工作的特点），而阿查里亚和自己的团队彻底切断了这些联系。网络持续关闭了6个星期。他们将这一切开始的那天称为“黑色星期二”，颇有点幽默意味。
突然失去了电子邮件，阿查里亚的部分工作变得像地狱般可怕。这一点丝毫不让人意外，因为政府的其他部门仍然高度依赖电子邮件这一工具，阿查里亚时常担心自己会错过重要的会议或者请求。“当时有一条其他的信息管道，”他解释道，“但我不在其中。”另一个困难就是难以组织后勤工作。阿查里亚的工作需要组织很多会议，没有办法通过电子邮件来协调，这项任务会非常麻烦。
不过，阿查里亚的工作在这6周里并没有陷入停顿，让人意外的是，阿查里亚注意到自己的工作反而越做越好。因为无法简单快速地发出一封邮件，所以当他有问题要问时，就会离开办公室，与他人面对面交谈。因为安排预约并非易事，所以阿查里亚会延长一次会面的时间，以便真正了解会面的对象，理解他们问题的细节。阿查里亚解释，对一位刚刚接受政治任命、试图了解联邦政府微妙动态的新手来说，这些额外花费的时间“很有价值”。
在会议间隙，阿查里亚无须查看收件箱，开启了意识停工期——阿查里亚称之为“空白”——他可以更深入地钻研相关议题的研究文献和法律法规。这种更缓慢、更深思熟虑的思考方式贡献了两个突破性的想法，最终为阿查里亚所在的机构确定了接下来一整年的议程。“在华盛顿的政治环境下，没有人会给自己留这种空白。”阿查里亚告诉我，“但看手机、查邮件让人神经过敏，这样会伤害创造力。”
当我和阿查里亚谈起黑色星期二及后续事件时，我突然意识到，关闭邮件带来的像地狱般可怕的重重困难似乎是可以解决的。举个例子，阿查里亚承认由于担心自己被排除在信息管道之外，他会每天给白宫打电话询问是否有自己需要知道的会议，而这样一个简单的习惯就能缓解焦虑。而想必一位专职助理或者团队里的初级成员就能完成这项打电话的任务。另一桩烦心事——安排会议，或许也能通过助理或者自动日程安排系统处理。换句话说，关闭邮件的深远益处似乎可以保留，同时也能避免随之而来的麻烦。当我向阿查里亚提出关闭邮件的想法，问他“你觉得这样工作怎么样？”，结果电话那头一阵沉默。这想法是如此荒诞不经——工作时永远不用电子邮件——以至于阿查里亚一下子呆住了。
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阿查里亚的反应并不让人意外。在现代知识型工作中，为人广泛接受的前提之一就是电子邮件拯救了我们，它改变了古板老套的办公室。曾经在办公室里，秘书们潦草地记录着电话留言，邮件推车送来纸质备忘录，是电子邮件将办公室变得更加时髦和高效。在这个前提下，如果电子邮件或即时通信工具让你感到不堪重负，那肯定是因为你的个人习惯太过马虎了——你需要定期批量检查收件箱，关闭提醒，把主题写得更清楚！如果邮件过载的问题实在太严重，那么你所在的机构或许应该从整体上调整邮件规范以及对回应时效的期待。但是，定义现代工作的无休止的电子通信，其背后隐含的价值却从未受到质疑，好像质疑是一种无可救药的、保守的怀旧行为，就像怀念曾经的马车交通或浪漫烛光一样。
从这个角度看，阿查里亚的黑色星期二确实是一场灾难，但如果把这一切反过来看呢？如果电子邮件并没有减轻我们的知识工作，相反，用微小便利极大地拖累了实际生产力（不是表面忙碌，而是实际结果），导致过去20年的经济增长更加缓慢呢？如果这个工具的问题并不在于那些容易改正的坏习惯和散漫规定，而是明确改变了工作的本质呢？换句话说，也许黑色星期二并不是一场灾难，而是预见了在不久的将来，最具创新能力的高管和企业家将如何组织自己的工作。
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至少在过去的5年里，我都沉迷于研究电子邮件是如何破坏工作的。这项研究的重要转折点出现在2016年。那年我出版了《深度工作》（Deep Work）一书——意外地大受欢迎。书中的主要观点是知识型工作轻视了专注力的重要性。使用数字信息进行快速沟通的能力固然有用，但是这种行为带来的频繁干扰让我们难以集中注意力，这影响了我们提供有价值产出的能力，而这种影响可能比我们察觉到的更大。在《深度工作》中，我并没有花很多篇幅研究我们如何淹没在邮件中，也没有系统性提出改善建议。当时我认为这个问题源自信息不足，只要组织机构意识到专注的重要性，他们就会轻而易举地改进流程，把专注列为头等大事。
我发现自己还是太乐观了。当我在美国各地介绍自己的书并且与高级管理人员、雇员见面后，我在博客上发表了这一话题的更多内容，也在诸如《纽约时报》（The New York Times）和《纽约客》（The New Yorker）这样的出版物上发表了相关文章。我对知识型工作领域的现状有了更严肃、更具体的见解。无休止的电子邮件沟通并不会阻碍工作，但它们与完成工作的方式“纠缠不清”。我们原本可以通过更好的习惯或类似“周五无电邮日”这类短期管理技巧来减少注意力分散，但连续不断的邮件阻止了这些努力。很明显，想要真正改变这一局面，我们需要从根本上改变工作的组织方式。还有一点也很明确，就是这些改变不会来得太快：尽管电子邮件过载在21世纪的头几年还是一种时髦的烦恼，但这一问题却愈演愈烈，许多人已经达到了临界点——真正有效的产出时间被挤压到了清晨、夜间和周末。在工作日，他们不得不与收件箱进行西西弗斯式的搏斗——一种独特但令人痛苦的工作方式。
本书就是我应对这一危机的尝试。我想知道无休止沟通的文化究竟是怎样形成的？这是我第一次把所有信息集合在一起，不但想了解这种文化对生产力和心理健康造成的影响，还要探索什么才是最理想的工作方式。没有电子邮件的世界——这一想法非常激进，足以让尼什·阿查里亚猝不及防，但是我相信这一愿景不仅可能实现，也必然将实现，我写这本书的目的就是为这场即将到来的革命描绘一幅蓝图。而在此之前，我们必须先对目前的问题有清晰的认识。
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20世纪80年代到90年代，电子邮件席卷职场，它带来了新的变化：大规模的低阻力沟通。有了这个新工具，原本与人沟通所需的高昂的时间成本和社会成本都几乎骤减至零。作家克里斯·安德森（Chris Anderson）在他2009年出版的《免费》（Free）一书中发现，把成本降低为零的驱动力“极其神秘”[1]，这解释了为什么极少有人预测到了免费通信引发的变化。我们不仅把原来的语音留言、传真和手写备忘录转换成了这种更新、更方便的电子媒介，也彻底颠覆了原本开展日常工作的流程。我们开始以前所未有的频率进行交谈，曾经粗糙、松散的工作活动理顺了，变成了一整天的喋喋不休，模糊了实际工作的边界。
有研究预测，到2019年，普通职员每天要收发126封工作邮件，也就是每4分钟一封。[2]最近，一家名叫RescueTime的软件公司直接通过时间跟踪软件计算出其用户平均每6分钟就要查看一次邮箱或者即时通信工具。[3]加州大学尔湾分校的一个团队也进行了类似的实验，他们记录了一家大型公司的40名雇员在12个工作日内的电脑使用行为，结果发现这些员工平均每天检查收件箱77次，最频繁的用户每天要查看收件箱400次以上。[4]此外，Adobe公司进行的一项调查显示，知识型工作者自述每天花在收发工作邮件上的时间超过了3小时。[5]
由此看来，电子邮件本身并不是问题，邮件带来的新型工作方式才是问题所在。为了帮助我们更好地理解这个新的工作流程，我给出如下定义：
一种以持续不断的对话为中心的工作流程，通过电子邮件和即时通信服务等数字沟通工具，传递结构凌乱且毫无计划性的信息。
过度活跃的群体思维在知识型工作领域已经无处不在。不管是计算机程序员、营销顾问、经理、编辑，还是教授，一天里的大部分时间往往都是围绕着所在机构的群体思维式对话来安排的。这种工作流程让我们花费高达1/3的工作时间来查看收件箱，每6分钟就要刷新一次邮件。如今我们对此习以为常，但如果放在近代的背景中审视，这意味着一种工作文化的转变。这种转变非常剧烈，如果不经审视就允许它发生，无疑是荒谬的。
公平地讲，过度活跃的群体思维也不是什么坏主意。这种工作流程的优点之一就是它非常简单，但具有令人吃惊的适应性。正如一位研究者所说，电子邮件这种简单的工具几乎可以适用于所有的知识型工作。相比有的工作需要掌握特别定制的数字系统，电子邮件的学习曲线更短；结构凌乱的对话也是识别意外挑战和快速回应的有效方法。
但是电子邮件自然而然地导致了过度活跃的群体思维，最终引发低效，这一点我会在本书的第一部分展开讨论。我们可以从心理层面找到失败的原因。除了在极小范围内（比如两三个人）实施，否则这种结构混乱的合作方式与人类大脑进化出来的运行方式根本无法匹配。如果你所在的机构依赖群体思维，那么你肯定无法一直忽略自己的收件箱或聊天软件，结果不得不放慢进度。群体思维下无休止的互动要求你频繁地从工作中抽身，把注意力转移到讨论上，随后再重新回到工作中。心理学和神经领域的开创性研究发现，这种场景切换，即使再短暂，也会引发心理能量的巨大消耗——不仅会降低认知表现，还会产生疲惫感，同时降低效率。快速分派任务或征求反馈的能力看似是在提高效率，但是从长远来看，这种行为很可能会降低生产力，导致需要更多时间和费用来完成相同的工作量，我会在后续章节对此进行说明。
在本书的第一部分，我会详细解释群体思维工作流程是如何与我们大脑中的社交回路发生冲突的。从理智上讲，你知道自己收件箱里的600封未读邮件并没有那么重要，你也提醒自己这些邮件的发件人也都有更重要的事情去做，他们不会满怀期待地在电脑前盯着屏幕，咒骂你回复得太迟了。但是，大脑中进化出的更深层的部分（这些部分会留意细微的社会动态，人类因此得以从旧石器时代蓬勃发展至今）仍然会关注它认为你忽视了的社会义务。在这种社交回路下，这意味着部落里的成员试图引起你的注意，而你却视而不见——大脑会认定这是紧急事件。这种持续不安的状态导致焦虑已经成为轻度的嘈杂背景音。许多被收件箱束缚的知识型工作者都认为这是不可避免的，但这实际上是现代工具与古老大脑之间无法匹配的不幸产物。
问题很明显——为什么我们要采用这种一无是处的工作流程？群体思维崛起背后的故事很复杂，我会在第一部分的结尾加以解释。没有人真正赞同这是一个好主意，而且从某种意义上说，这是我们自愿的选择。出于某种原因，我们将疯狂的沟通交流视作工作的同义词，但很大程度上，这是我们自己的回溯性叙事，目的是理解在复杂动力驱使下发生的突然变化。
了解我们当下工作方式背后的随意性，也许比任何事都能驱使我们寻找更好的选项。这正是我撰写本书第二部分的目的。在第二部分当中，我引入了一个框架——注意力资本理论，即我们应该围绕专门设计的工序创建工作流程，这些工序能最大限度地利用大脑，同时把不必要的痛苦降至最低。虽然听上去理应如此，但在实际操作中，这与知识型工作管理的标准思维方式大相径庭。在影响力巨大的商业思想家彼得·德鲁克（Peter Drucker）的思想驱使下，我们倾向于把知识型工作者看作一个个有自主决策权的黑箱——不关心他们如何完成工作，而是专注于为他们提供清晰的目标和激励性的领导方式。这是一个错误。知识型领域蕴藏着巨大的潜在生产力，但想要解锁它，我们需要更加系统地思考什么是最好的组织方式，如何将人类大脑连接在一起，用可持续的方式尽可能地创造最大的价值。提示：正确答案不太可能是每6分钟查看一次邮件。
在本书的第二部分，我探索了应用注意力资本理论的一系列原则，如何重建组织、团队和个人工作的流程，远离过度活跃的群体思维，转向结构清晰的路径，避免再次出现无休止沟通引发的问题。一些前沿案例为这些原则提供了想法，有部分组织实践了新的工作流程，最大限度地减少了计划外的沟通。其他的想法则来自数字网络出现之前的实践，它们使复杂的知识型机构也能高效运转。
第二部分的原则并不是让你摒弃通信技术，比如电子邮件和即时通信工具。这些工具当然是非常有用的沟通手段，并且出于某种立场而使用老旧不便的技术，无疑是倒行逆施。但是这些原则可以促使你减少数字通信，让数字通信的频率从持续存在变为偶尔出现。所以，本书并不是倡导一个放弃SMTP和POP3的世界，而是希望你将每天的大部分时间用在真正困难的工作上，而不是流于表面空谈，或者是在邮件里循环往复地发送小任务。
这个建议适用于很多人，包括想彻底改革公司运营的商业领袖、希望提升效率的团队、渴望生产价值最大化的个人企业家和自由职业者，也包括想从注意力资本角度改善沟通习惯的员工。有鉴于此，我的例子既有大范围的，例如首席执行官对公司文化带来的巨大改变，也有小规模的，例如我自己的试验——借鉴软件开发的系统，将通过收件箱接收行政类任务转换为更有条理的形式。
当然，第二部分的建议并不是万能钥匙，在应用时需要区分具体的场景。举个例子，如果你所在的公司仍然将过度活跃的群体思维奉为圭臬，你就只能先在自己身上做出一些改变，以免激怒同事。因此，在将这些改变付诸实践时，你也需要谨慎选择具体策略。（我会通过一些例子来帮助你选择——如何将各种不同原则应用于个人场景。）同理，如果你是初创公司的企业家，相比大型公司的首席执行官，你可以更好地尝试全新的工作流程。
但是我坚信，开始对过度活跃的群体思维流程进行批判性思考并系统性使用更符合人脑的流程，所有人或组织都会因此而拥有巨大的竞争优势。未来的工作与认知的关系会更加紧密，这意味着越早严肃对待人脑真正的运转方式并寻找能最大限度符合这一现实的策略，我们就能越快地意识到：过度活跃的群体思维虽然方便，但却是灾难性的、无效的工作组织方式。
所以，这本书不该被理解为保守或者反对科学技术，相反，本书传达的信息完全是面向未来的。如果我们想在职业环境中充分挖掘数字网络的潜力，就必须不断积极优化使用方式。批判过度活跃的群体思维绝非卢德主义的表现，改进的真正障碍是沉迷于这种粗笨工作流程的简单舒适，而放弃进一步优化它。
没有电子邮件的世界不是倒退，而是朝着令人兴奋的科技化未来迈出了前进的步伐。知识型工作领域的亨利·福特（Henry Ford）虽然还没有出现，但是和流水线这一发明具有同等影响力的流程创新却是大势所趋。我无法预知未来的全部细节，但是我确信每6分钟查看一次收件箱的行为不会出现在未来世界里。没有电子邮件的世界即将到来，我希望这本书能让你和我一样，对它的潜力感到激动不已。
参考文献
[1]Chris Anderson,Free:The Future of a Radical Price(New York:Hyperion,2009),4.
[2]Radicati Group,Inc.,Email Statistics Report,2015-2019,Palo Alto,CA,March 2015.
[3]Jory MacKay,“Communication Overload:Our Research Shows Most Workers Can't Go 6 Minutes without Checking Email or IM,” Rescue Time(blog),July 11,2018,
[4]Gloria Mark et al.,“Email Duration,Batching and Self-Interruption:Pat- terns of Email Use on Productivity and Stress,” Proceedings of the 2016 CHI Conference on Human Factors in Computing Systems,May 2016,1717-28.See table 2.
[5]Adobe,“2018 Consumer Email Survey,” August 17,2018,www.slideshare.net/adobe/2018-adobe-consumer-email-survey.