3.9　往来信件管理制度描述

往来信件管理制度

第一条　为规范报刊、信件管理，确保其准确投递和分发，特制定本制度。

第二条　行政部负责公司信件的管理，并落实专人负责。

第三条　信件分类

（1）依其重要性分别归类，一般分为电报类，限时信件，或其他附有支票等重要文件的信函，公司、机构的其他部门来函，亲启信函，报纸、杂志，商品目录及其他广告宣传资料，包裹等。

（2）报纸杂志、商品目标和邮购广告，除与主管有直接关系，一般由办公室人员处理。这类信件数量大，主管无暇一一过目，办公人员可做重点报告，或者用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅。

（3）对于亲启信函，除主管有指示可以拆开所有的信件外，不应拆开注明“亲启”的信件。如误拆，应立即封妥，并签名注明“误拆”字样。

第四条　拆信或包裹。

（1）拆信。拆信时，剪封口要在信封的固定位置上。拆前先将信在桌子上轻敲，使信内物品落在底部，以免拆时受损。拆信后，必须注意下列事项。

①查看信纸上的地址是否与信封上的相同，如果不同，以信封为准，故信封必须保留。

②查看信上是否有写信人的签名，并对照信封，找到写信人的姓名。

③查看信是否有耽误，可从邮戳及信上注明的日期做出判断。耽误的原因可能是写信人在信写好时未立即寄出，或由于邮局耽误所致。

④信上所提到的附件是否附上。如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。如果附有支票或汇票时，应核对金额是否相符。如果无误，在信上注明“核对无误”；如果有差错，要注明差异之处。

⑤信封的邮戳有时可作证明用，信封需妥善保存。可在信封上盖收信日期章，依收信日期排列，直到确定信件已无用后再一起销毁。

（2）拆包裹。拆包裹时可用刀子或其他工具。在拆时，需注意包裹里面是否附有信件或其他文件。

如果是订购的东西，可取出订单核对，看寄来的物品是否正确无误，填写核对单交会计部门，通知物品已收到。

（3）其他。拆刊物时先请示上级领导刊物如何处理。领导一般让办公人员先看一遍，然后夹上便条指出主管想看的文章，并标明页数。随着办公人员工作经验的增加，可在阅读文章时，标出重点，准备纲要以利查阅。

（4）误投邮件，必须退回邮局。如果是已迁走的公司的邮件，如知其新地址，可帮忙转过去。

第五条　收发信件登记簿。

信件登记设立收发登记簿，每日重要邮件，包括来信及专信，都需登记在收发登记簿中，尤其是挂号信、包裹等。登记簿通常记录收、发信件的日期，以备日后查询。

第六条　分信。

来信如以单位为收件人，拆开后应按信件的类别，由各部门接收。如是个人函件，可直接交由收件人。如是公事，分信时需注意以下原则：

（1）用红笔勾出信件要点，节省他人阅读时间；

（2）对于需要回复或需上级领导指示的信件，可加注在信纸边上，供上级裁决。

第七条　回信程序。

在回信时必须考虑信件的重要性与时效性。有些信件只是简单的询问或例行通函，处理比较简单，可直接由办公人员回复。有些信件，需请示主管之后才能回复。有些甚至必须收集资料，并经主管审核后，才能回复。要注意的是，不论简单还是复杂的信件，在回信时，应仔细阅读来函，清楚该回复事项，以及需准备的资料，这样才不会遗漏。回信的程序包括来信，直接回复或请示上级，回复（拟稿、打样、核对、签名），寄信（核对、装封、邮寄），复印件归档。

第八条　回信注意事项。

要写好一封回信，应把握以下要点。

（1）清楚。写信时应措辞明白清楚，使阅信人能立即明了内容，不致引起误会。最忌模棱两可的表达方式。

（2）正确。书信写作，正确是不可或缺的要素。信件内容不正确，易引起纠纷。要避免夸张或过分含蓄。

（3）具体。所谓“具体”就是要言之有物，措辞、文意切中要领，据实直陈，切忌空泛、抽象。

（4）完备。所有的信件都是为某种目的而写，信中该写的内容不可遗漏。如果一封信写得不完备，不但不能达到目的，甚至还会引起相反的效果。

（5）简洁。书信应力求简洁，切忌冗长。须知商场中人，业务繁忙，没时间阅读连篇累牍的信件。

因此，在词能达意的原则下，语言力求简单明了。

（6）谦恭。谦恭有礼是商场上的重要法则。接待顾客固然要有礼貌，写信时也不能缺少。有礼貌的信会博得收信人的好感，但乱用恭敬的词句，也是不对的。

（7）体谅。写信人在写信时，不能只顾从自己的立场出发，而应设身处地为对方着想。具体地说，提起任何事物，应少用第一人称，要把对方的利益放在最重要的位置。

第九条　各部门若有信件外发，经办人员须在当天下午四点前将外发信函、包裹送至行政部，并填写快递、挂号、包裹外发登记表，行政部四点半前将当日外发信件清点，交邮局工作人员寄发。